各种各样的商业报告，如调查报告、工作计划、检验报告、进展报告、申请报告、工作总结等是管理人员工作中常见的、也是不可或缺的书面沟通手段。

但由于大多数的商业报告都是一副严肃的面孔，又有一些格式上的要求，因而许多管理人员都认为写这玩意是专家干的，自己则大多唯恐避不及。

其实，报告可以帮助你向上级报告进步的成果、记录事件过程（以备将来参考）、推销你的构想。

除此之外，报告还能清楚地记录你的思考过程，显示你的能力。

A、写商业报告的目的 不论写哪一种报告，都要有明确的目的。

无目的的报告毫无意义。

撰写商业报告通常有三种目的： * 提供信息。

如介绍新产品，说明销售情况、人事现况等等。

* 影响他人。

如为争取合作或支援的内部报告；为推销产品或维持良好的关系而写给客户的推广报告。

* 记录一些事情。

如“口说无凭，立字为证"。

B、商业报告的内容结构 商业报告的基本内容包括： * 封面； * 标题； * 概要； * 目录； * 主体部分； * 结论和建议； * 撰写人、时间； * 引言； * 鸣谢单位和人员； * 附录。

C、撰写商业报告 操作步骤 * 通盘考虑报告内容——包括报告的目的和读者，风格、语气、搜集资料、草拟大纲和初（腹稿）。

* 明确阅读报告的人——上司或他人的上司、同事、部属、顾客，或综合以上对象。

* 选定报告的风格——正式或非正式。

/ 一篇正式的报告必须依照一定的格式——通常都是公司规定的格式，比较刻板，语气通常比较拘谨，也少用人称代名词。

/ 如果你写的报告是要给广大消费者看或者确定不了用什么风格，最好试一下用正式的格式。

/ 如果你的报告是要给助手或同事看，最好用非正式的格式（不需要封面、目录、附加资料等等）与轻松自然的语气。

安排内容——想给对方传达什么信息？ * 进一步阐述事情； * 工作、产品质量、市场等的评估； * 报告事件的细节； * 预测结果或发展； * 报告进展情形； * 说服他人采取行动； * 说服他人决定立场。

收集资料 * 公司档案材料。

如报表、统计数据、专题研究报告、公司信函等； * 个人观察资料； * 问卷调查所得的第一手资料； * 图书馆——可以找到的书籍、报告、报纸、商业刊物、各种杂志、研究报告、各种经济统计资料等。

拟定报告大纲。

* 第一步，来一场“脑力激荡"：不需做任何分析，用最快的速度把你脑袋里面关于这个主题的想法通通列出来。

* 第二步，将这些想法用不同的小标题分组归类，这就是初步的大纲。

大纲的格式有： ①标题大纲——以简要的字词列出主题和重点。

②句子大纲——以完整的句子列出主题和重点。

③段落大纲——以一段文字列出主题重点（通常除了很简短的报告之外，很少用到这种格式）。

写作方式 * 由广泛到深入——将最复杂的信息放在报告最后。

* 由已知到未知——以读者已知的资讯做为讨论的起点。

* 按重要程度排列——由最重要的资讯开始介绍，或者由最不重要的资讯开始。

* 按时间顺序排列——由过去到未来，或由现在追溯过去。

* 按因果关系发展。

* 按正反意见谈论。

* 按说服对方的程序发展——叙述问题，列举解决方案，举例证明方案的可行性，提出建议性的行动计划。

动手写报告。

* 打草稿——以“标题大纲"为基础，把每一组重点字词扩展为一个句子，以用来作为每个段落的第一个或最后一个句子。

*分段——突显重点或改变主题方向。

完稿收尾。

* 做封面——除非公司规定，否则不需要加上封面。

一般说来，封面上的资讯与首页相同。

* 做标题页。

包括： ①这份报告的名称； ②作者的名字（有职称或头衔）； ③送交日期； ④公司名称（及住址）； ⑤部门名称； ⑥本报告的档案号码（如果已经指定的话）； ⑦授权或要求写这篇报告的人或单位名称； ⑧留给授权者或批阅者签名的空白处； ⑨主要的读者姓名。

* 写简介或前言——简介是全文的第一个部分；前言则是有关整篇报告的介绍。

* 做目录。

* 写摘要——节录内容中的重要结论，但不举例加以说明或证明。

摘要是全文的缩影。

* 写报告呈交信——开头，明确说出报告的名称；中间，提醒读者注意报告的重点；结尾，表明你乐意回答任何问题，并愿意与读者面对面进行讨论。

* 做页面——大标题、小标题、字行距、图表及页码等。

* 设计报告的外观——有吸引力，符合内容性质。

* 最后的修改和完稿。